Elaborar una Factura (Prefactura)

Es un documento no fiscal que te permite registrar un comprobante en el sistema, el cual puede editarse cuantas veces sea necesario para adecuarlo a tus necesidades. Cuando lo decidas, puedes convertir dicha prefactura en una factura, la cual ya tendrá validez fiscal.

1. Para elaborar las facturas de venta, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

• En la página principal, das clic en el botón + Crear  – Clientes – Factura de venta.

• Otra ruta es: ingresas al módulo Ventas   y, en la pestaña Comprobantes fiscales, seleccionas el botón Crear factura  – Factura.

• Última ruta: desde la página de inicio, das clic en el ícono Crear una factura .

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se mostrará la siguiente vista:

Importante: para elaborar la factura, recuerda que existen campos obligatorios, los cuales identificarás con el ícono .

2. Datos de encabezado: en este apartado, es necesario que completes los siguientes datos:

• Serie: seleccionas el tipo de documento que configuraste previamente para generar la factura.
• Folio: el sistema asigna el número del documento, si en la configuración de la Factura de venta fue definido el manejo de numeración automática; en caso contrario, es necesario al momento de elaborarla que digites el número con el cual la vas a registrar.
• Cliente: realizas la búsqueda o creación del tercero al cual se le va a facturar; además, podrás revisar sus datos desde el botón Ver perfil . 
• Nombre del contacto: al elegir el cliente, el sistema llenará este campo de forma automática con los datos de la persona a la cual le enviarás la factura, este campo es modificable.
• Vendedor: puedes seleccionar el usuario encargado de realizar la venta, este campo es modificable.
• Fecha de elaboración: seleccionas la fecha en la cual se registra el documento.

Importante: de acuerdo con el Anexo 20 de facturación electrónica del SAT, la fecha de elaboración de comprobantes fiscales no puede ser superior a un día ni inferior en más de tres días respecto a la fecha actual.

• Uso CFDI: en este campo eliges el tipo de CFDI con el que se realizará el documento, de acuerdo con el listado entregado por el SAT.
• + Relacionar CFDI: el Comprobante Fiscal Digital por Internet es un documento que describe un bien o servicio adquirido.

3. Detalle de la factura: en esta sección es necesario que agregues todos los productos y/o servicios que la empresa va a vender; luego asignas la bodega donde se encuentran, ingresas las cantidades y el sistema sugiere el valor unitario de la lista de precios definido en el catálogo de productos, con la posibilidad de cambiarlo. También es posible seleccionar algún descuento y elegir el impuesto de IVA que aplique.

4. Forma de pago:

Método de pago: te permite definir entre las siguientes opciones:

• PUE – Pago en una sola exhibición: corresponde al pago total de la factura. Si eliges esta opción en el campo Seleccionar forma de pago, se mostrarán las 21 formas designadas por el SAT.

Importante: todas las facturas seleccionadas con esta forma de pago aparecerán como cobradas y se generará el recibo de pago automáticamente.

• PPD – Pago en parcialidades o diferido: lo usas cuando realizarás el pago a plazos. (Cuando selecciones esta opción, se asignará por defecto 99- Por definir y solo te permite cambiar la fecha pactada de cobro de la prefactura).

5. Observaciones y adjuntar archivo: en este campo, el sistema te permite incluir comentarios adicionales, los cuales se visualizarán en la impresión o vista preliminar de la factura. Además, es posible anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo: una foto del producto).

Por último, das clic en la opción Guardar , que se encuentra en la elaboración del comprobante.

Te mostrará un aviso preguntándote si solo requieres guardarla o guardarla y timbrarla.

Importante: cuando el comprobante solo ha sido guardado, puedes timbrarlo en un plazo de 3 días antes y 1 día después de la fecha de elaboración. Para realizar este proceso, das clic en el botón Timbrar para emitir el comprobante ante el SAT.

La visualización de la prefactura será de la siguiente forma:

• Timbrado: certificación del valor fiscal de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por parte de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). 
• Enviar por email: podrás reenviar el documento por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
• Imprimir: te permite visualizar el documento en pantalla y enviarlo a la impresora que selecciones.
• Enviar comentario: podrás agregar observaciones de la factura, las cuales llegarán al correo electrónico del cliente.
• Más: desde esta pestaña es posible:
  • Editar o modificar alguno de los datos previamente registrados, cancelar y/o borrar el documento, si solo está guardado en el sistema.
  • Aplicar una nota crédito.
  • Copiar la URL de la factura para que la puedas compartir.
  • Actualizar documento electrónico.

Siguiendo estos pasos, te aseguras de elaborar una factura (prefactura).