Elaborar factura de venta

Es un documento que generas cuando vendes un producto o das un servicio. Te ayuda a dejar constancia de la operación, mostrando los datos del cliente, los productos o servicios, los impuestos y el total a pagar. Además, con la factura cumples con tus obligaciones fiscales y llevas el control de lo que vendes en tu negocio.

1. Para generar tus facturas de venta, ingresas por alguna de las siguientes rutas:

• En la página principal das clic en el botón + Crear – Clientes – Factura de venta.

• Ingresas al módulo Ventas  y, en la pestaña Comprobantes fiscales, seleccionas el botón Crear factura .

• Desde la página de inicio das clic en el ícono Crea una factura .

2. Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te mostrará la siguiente vista:

Importante: para elaborar la factura de venta, recuerda que existen campos obligatorios que debes completar, los cuales identificarás con el ícono ¡.

Si al ingresar a la vista de creación del documento ves una notificación sobre una inconsistencia en los datos de tu perfil, actualiza los datos de timbrado.

• Datos de encabezado: en este apartado es necesario que completes los siguientes datos:

• Serie: selecciona el tipo de documento que configuraste previamente para generar la factura.
• Folio: el sistema asignará el número del documento si definiste numeración automática en la configuración de la factura de venta. Si no es así, deberás ingresar manualmente el número con el que deseas registrarla.
• Cliente: busca o crea el tercero al que se le emitirá la factura, además, puedes consultar sus datos haciendo clic en el botón Ver perfil .
• Nombre del contacto: al seleccionar el cliente, el sistema llenará este campo automáticamente con el nombre de la persona a quien enviarás la factura. Si lo necesitas, puedes modificarlo.
• Vendedor: selecciona al usuario responsable de la venta, este campo también es editable.
• Fecha de elaboración: indica la fecha en la que estás registrando el documento.

Importante: de acuerdo al Anexo 20 de facturación electrónica del SAT, la fecha de elaboración de comprobantes fiscales no puede ser mayor a un día en el futuro ni anterior por más de tres días respecto de la fecha actual.

• • Uso CFDI: elige el tipo de CFDI con el que se generará el documento, según el listado oficial del SAT.
  • + Relacionar CFDI: si necesitas asociar otro comprobante, puedes hacerlo aquí. Recuerda que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el documento que respalda la adquisición de un bien o servicio.
  • Moneda: por defecto viene la moneda base (peso mexicano). Si deseas realizar la factura de venta en otra moneda, das clic sobre el campo y se te mostrará las disponibles.

• Detalle de la factura: en esta sección debes agregar todos los productos y/o servicios que vas a vender. Luego, asigna la bodega en la que se encuentran, ingresa las cantidades correspondientes y revisa el valor unitario sugerido por el sistema, según la lista de precios definida en el catálogo de productos. Si lo necesitas, puedes modificar ese valor. También tienes la opción de aplicar un descuento y seleccionar el impuesto de IVA que corresponda.

Importante: además, cuentas con la opción + Crear nuevo. Con este botón tienes la posibilidad de registrar de forma rápida un producto o servicio cuando lo necesites.

• Forma de pago:

Método de pago: te permite definir entre las siguientes opciones:

• • PUE – Pago en una sola exhibición: esta opción se utiliza cuando se realiza el pago total de la factura. Si eliges PUE en el campo forma de pago, el sistema te mostrará las 21 Formas de pago autorizadas por el SAT para que selecciones la correspondiente.

Importante: todas las facturas seleccionadas con esta forma de pago aparecerán como cobradas y se generará el recibo de pago automáticamente.

• Entidad: el sistema te sugerirá por defecto la entidad genérica, pero puedes seleccionar la caja o cuenta previamente creada desde la cual se realizará el registro del pago.

• PPD – Pago en parcialidades o diferido: utiliza esta opción cuando el pago se realizará en plazos. Al seleccionarla, el sistema asignará por defecto la clave 99 – Por definir en la forma de pago, y solo podrás modificar la fecha pactada de cobro de la factura de venta.

• Observaciones y adjuntar archivo: en este campo agrega comentarios adicionales que se mostrarán en la impresión o vista preliminar de la factura de venta. Además, tienes la opción de anexar un documento, vídeo o imagen para enviar junto con la factura (por ejemplo, una foto del producto).

3. Por último, selecciona una de las opciones disponibles para finalizar la elaboración del comprobante:

Donde puedes:

• Guardar el documento en el sistema y se te mostrará un aviso preguntándote si solo requieres guardarla o guardarla y timbrarla.

Importante: cuando el comprobante solo ha sido guardado, puedes timbrarlo en un plazo de 3 días antes y 1 día después de la fecha de elaboración. Para realizar este proceso, das clic en el botón Timbrar para emitir el comprobante ante el SAT.

• Guardar y timbrar: en caso de seleccionar esta opción, el sistema te habilita la siguiente ventana, donde confirmas que vas a enviar el comprobante al SAT y a tu cliente por correo electrónico.

Importante: el timbrado puede tardar unos minutos; mientras tanto, puedes continuar realizando otros procesos dentro del sistema.

4. Una vez que des clic en el botón Guardar y timbrar , se te mostrará la siguiente ventana, para que confirmes los datos del contacto y el correo al cual se enviará la factura.

• Desde esta vista, crea nuevos contactos con el ícono crear contacto . Al hacer clic, se abrirá una ventana emergente donde ingresarás ágilmente el nombre y el correo electrónico del contacto.

• Para editar un contacto, primero debes seleccionarlo en el campo Para; luego haz clic sobre el contacto y se abrirá una ventana donde podrás modificar su nombre y el correo electrónico.

5. La visualización de la factura de venta será de la siguiente forma:

6. Además, desde la vista del documento, en la parte superior se te habilitan las siguientes opciones:

• Registrar pago: desde este botón es posible elaborar la recepción de pago método PPD.
• Enviar por email: podrás reenviar el documento por correo electrónico al mismo contacto o a otros.
• Imprimir: te permite visualizar el documento en pantalla y enviarlo a la impresora que selecciones.
• Enviar comentario: podrás agregar observaciones de la factura, las cuales llegarán al correo electrónico del cliente.
• Más: desde esta pestaña es posible:
  • Editar o modificar alguno de los datos previamente registrados, cancelar y/o borrar el documento, si solo está guardado en el sistema.
  • Aplicar una nota de crédito.
  • Copiar la URL de la factura para que la puedas compartir.
  • Actualizar el documento electrónico.

Al aplicar lo aprendido, podrás elaborar la factura de venta.